Konferenzen und Tagungen sind in jeder Branche wichtig für den fachlichen Austausch, das Netzwerken und die Nachwuchsförderung. In der Museumswelt ist das nicht anders: Die Volontär*innen in Baden-Württemberg treffen sich zwei Mal im Jahr zur sogenannten Landesvolontariatstagung (LVT), im März fand die LVT zum Thema „Museumsmanagement“ hier bei uns am LMW in Stuttgart statt.

Das Besondere: Die Volos organisieren die Landesvolontariatstagungen in Zusammenarbeit mit der Museumsakademie Baden-Württemberg – eine tolle Gelegenheit, selbst einmal eine Großveranstaltung mit über hundert Teilnehmenden zu konzipieren und durchzuführen!

Die Stuttgart-Ravensburg-Connection

Bereits im Sommer 2022 begann sich das Freiwilligen-Team der Stuttgarter Landesvolontariatstagung zu formieren: Neben Volontär*innen des Naturkundemuseums Stuttgart, des Deutschen Literatur-Archivs in Marbach und des Landesmuseum Württemberg waren auch Volos der Kulturhäuser des Landkreises Ravensburg – des Bauernhaus-Museums Allgäu-Oberschwaben und von Schloss Achberg – mit von der Partie.

Unser insgesamt dreizehnköpfiges Team wurde mit Rat und Tat von Yvonne Schülke, der Projektkoordinatorin der Museumsakademie, unterstützt. Kommuniziert wurde vor allem über Zoom und die Projekt-Plattform Basecamp – nicht nur wegen der großen Entfernungen zwischen unseren Arbeitsorten, sondern auch weil sich eine kurze Online-Besprechung am Rechner oftmals besser in den abwechslungsreichen Museumsalltag einschieben lässt.

Brainstorming: Was ist das – „Museumsmanagement“?

Zunächst befassten wir uns mit der Frage, was wir den Teilnehmenden der LVT inhaltlich bieten wollten: Die Themen der LVTs sind in einem zweijährigen Zyklus festgeschrieben, für Stuttgart war das Thema Museumsmanagement vorgesehen. Aber was ist das überhaupt – oder vielmehr: Was kann Museumsmanagement alles sein?

Je nach Größe des Hauses kann ein*e Museumsmacher*in für einen speziellen Aufgabenbereich zuständig (Ausstellungen, Museumspädagogik, Veranstaltungen usw.) oder aber ein echtes Multitalent sein – Kurator*in, Verwaltungsfachangestellte*r und Hausmeister*in in Einem. Auch die Trägerschaft beeinflusst die Organisation eines Museums, denn so ist das Haus manchmal an einen bestehenden Verwaltungsapparat etwa einer Stadt angedockt und muss dessen Regeln beachten. Sehr unterschiedlich ist auch das Aufgaben-Portfolio im Museumsmanagement: Personalführung, Projektmanagement, Verwaltung, Sponsoring- und Drittmittel-Akquise, Facility Management usw.

Bei der Themen- und Referent*innen-Auswahl haben wir uns bemüht, möglichst viele Aspekte abzudecken. Schließlich galt es noch zu bedenken: Für welches Format – Vortrag, Workshop oder eine Führung – ist das Thema am besten geeignet?

Plan, Do, Check, Act – oder so ähnlich

Parallel zur Anfrage der Referent*innen haben wir einen Zeitplan ausgearbeitet: Was muss wann fertig sein? Bis wann brauchen wir feste Zusagen, Angebote, Kostenvoranschläge usw.? Wann und über welche Kanäle kommunizieren wir unsere Tagung?

Ein wichtiges Themenfeld – und ein großer Kostenpunkt – war die Verpflegung der Teilnehmenden: Das Team wollte ein möglichst reichhaltiges Angebot bereitstellen, das verschiedene Bedürfnisse (vegan, vegetarisch, glutenfrei) abdeckt. Aber das gibt es natürlich nicht zum Nulltarif. Parallel zur Suche nach einem passenden Catering haben wir uns daher auch um lokale Sponsor*innen bemüht: Hier konnten wir Biokiste Ortlieb, Huober Brezel und Teinacher für uns gewinnen, die unser Essensangebot mit frischem Obst, Getränken und Leckereien netterweise ergänzten (ein herzliches Dankeschön hierfür!).

Um das kulinarische und geistige Angebot passgenau und effizient zu gestalten, galt unser besonderes Augenmerk auf der Abfrage von Interessen und Bedürfnissen der Teilnehmenden: Wie viele Volos möchten an unserem Workshop zu Wissenschaftsmanagement teilnehmen? Wie viele wollen zur Führung durch das Linden-Museum? Wie viele würden gerne vegetarisch essen? In der Vergangenheit wurden solche Informationen händisch vom Volo-Team erfasst, sortiert und organisiert: Bei in der Regel über 100 LVT-Teilnehmenden eine Mammutaufgabe und nicht gerade zeiteffizient! Um hier Aufwand und Zeit zu sparen, haben wir mit dem Partner eines Team-Mitglieds eine Webanwendung entwickelt, in der die Volos ihre Wünsche vorab angeben konnten. Das System verteilte die Teilnehmenden gleichmäßig und ihren Präferenzen entsprechend auf unser Workshop- und Führungsangebot – ein Hoch auf die Technik!

Endspurt: Die letzten Tage vor der LVT

Im Februar und in den ersten Tagen des März wurde es dann ernst: Mit der final ermittelten Anzahl der Teilnehmenden mussten der Caterer engagiert und der Aufbau abgeklärt, die gesponserten Lebensmittel abgeholt und eingelagert und auch immer mehr Vorab-Fragen der Teilnehmenden beantwortet werden.

Darüber hinaus haben wir von der Museumsakademie bereitgestellte Tagungstaschen mit dem Programm, Goodies und Schreibmaterial vorbereitet, die auf der LVT an die Teilnehmenden ausgeteilt werden sollten. Technik-Checks, Powerpoints der Referent*innen sammeln, Plakate drucken, Moderationen vorbereiten, den Ablaufplan prüfen. Die Schlagzahl wurde immer höher und die Spannung stieg. Jetzt wurde es ernst.

Tag 1: Beschnuppern und Eintauchen in die Welt des Museumsmanagements

Nach all den Wochen, Tagen und Stunden der Planung und Vorbereitung war es am 09. März endlich soweit, die teilnehmenden Volos trudelten aus ganz Baden-Württemberg in die schwäbische Hauptstadt ein und wurden von uns freudig in Empfang genommen.

Der (nun ehemaligen) Direktorin des LMW, Astrid Pellengahr, oblag die inhaltliche Eröffnung der Tagung. Sie skizzierte das weite Feld des Museumsmanagements und führte als Auftakt erst einmal in die Grundlagen des Qualitäts- und Personalmanagements ein. Erstmals kam nun auch der Heilige Gral des Managements, der PDCA-Zyklus, zur Sprache, der uns im Laufe der beiden Tage noch mehrfach begegnen sollte: Plan – Do – Check – Act. Dies ist das Mantra, um die Arbeitsprozesse u. a. im Kulturbetrieb kontinuierlich weiterzuentwickeln. Apropos Nutzung von betriebswirtschaftlichen Methoden: Petra Schneidewind von der PH Ludwigsburg stellte uns das Konzept des Controllings vor und zeigte, wie mit diesem Instrument der Finanz- und Ergebnissteuerung ein „Röntgenbild des Museums“ erstellt werden kann.

Dann hieß es erst einmal durchschnaufen: Weiter ging es mit dem „Volo-Panel“; eine Art Speed-Dating zum Kennenlernen. In den Pausen konnten die geknüpften Kontakte intensiviert und die Netzwerke weitergesponnen werden. Unsere teaminterne Stabsstelle für die Verpflegung kümmerte sich sowohl um die Snacks zwischendurch als auch um die Getränke sowie das Catering für das Mittagessen und wurde während der LVT selbst von den restlichen Teamkolleg*innen mit Tat und Kraft unterstützt.

Den Schlusstakt für den ersten Tag bildeten die Workshops: Drei unserer Kolleg*innen vom LMW – Olivia Braun, Dennis Hughes und Silke Röttgers – gaben hierbei faszinierende Einblicke in ihre Arbeit; hinzu kamen mit Marina Moser und Tobias Wilhelm vom Naturkundemuseum Stuttgart sowie bereits genannter Petra Schneidewind drei externe Workshop-Leiter*innen, die die Themen Wissenschaftsmanagement, Sponsoring und Controlling beleuchteten.

Tag 2: Berauschende Einblicke in das Täglich-Brot des Museumsmanagements

Der zweite und letzte Tagungstag startete mit einem Vortragsmarathon am Vormittag: Dieser wurde eingeläutet von Konstantin Lohm von der Staatsgalerie Stuttgart, der zu Qualitätsmanagement im Kulturbetrieb anhand der ISO 9001 referierte. Es folgte ein Vortrag von Marc Kähler vom LMW, der uns in die Welt der Ausstellungsorganisation mitnahm und uns anhand der Großen Landesausstellung „Berauschend“ die Tücken und Herausforderungen aus Perspektive der Projektsteuerung nahebrachte. Inhaltlich schloss die Landesvolontariatstagung am Vormittag mit einem spannenden und ehrlichen Einblick in das Thema Zeitmanagement durch Judith Thomann, wissenschaftliche Volontärin am LMW, die hier ihre Zeit als Hospitantin in der Projektsteuerung Revue passieren ließ.

Als letzten Programmpunkt gab es zum krönenden Abschluss noch die von uns zusammengestellten Führungen. Diese fanden bei uns im LMW, aber auch an anderen Stuttgarter Institutionen statt. Egal ob man hier nun vom Hausmeister in die Geheimnisse (wortwörtlich) hinter den Kulissen eingeweiht wurde oder in der Müllmonsterausstellung abenteuerlich durch eine Rollschleuse ins Ungewisse springen konnte – einen spannenden Einblick boten alle Führungen der teilnehmenden Häuser. Diese öffneten uns Volontär*innen die Tore in ihre Sammlungen und Sonderausstellungen: Kunstliebhaber*innen konnten bspw. in der Staatsgalerie auf ihre Kosten kommen, während im Naturkundemuseum Stuttgart die neugestaltete Dauerausstellung bestaunt werden konnte.

Mit vielen neuen Eindrücken entließen wir schließlich unsere Volo-Kolleg*innen und kehrten alle mit neu erworbenen theoretischen und praktischen Wissen im Gepäck zurück in den Museumsalltag unserer eigenen Häuser.

 

Lasst uns noch einmal eine interessante, aber auch nervenaufreibende Landesvolontariatstagung, bei der wir selbst einmal einen Blick hinter die Kulissen werfen konnten, rekapitulieren: So manch ein Stolperstein mag uns kurzzeitig bei der Planung ins Straucheln gebracht haben – seien es Absagen, die uns zu neuem Brainstormen und thematischen Neuüberlegungen zwangen oder verschiedenste Technikprobleme. Doch auch am Tagungstag selbst ließen wir uns nicht von den scheppernden Deckeln der Wärmebehältnisse aus der Ruhe bringen. Dank der Zusammenarbeit aller Beteiligten konnten Probleme schlussendlich auch immer kurzfristig behoben werden. Somit bleibt uns nur stellvertretend für das gesamte Tagungs-Team noch allen Beteiligten Dank auszusprechen: Unseren tollen Referent*innen, unseren Kooperationspartner*innen, der Museumsakademie Baden-Württemberg und unseren Sponsor*innen!

Wir freuen uns auf das Wiedersehen mit zumindest einigen der Volo-Kolleg*innen am 12.-13. Oktober 2023 bei der kommenden LVT zum Thema „Umgang mit der Sammlung“ im TECHNOSEUM in Mannheim – und sind natürlich schon gespannt, mit welchen tollen Themen und Programmpunkten das nächste Orga-Team aufwartet!